How-to: Evenementen structureren

De basis van MeeDoenIsLeuker.nl zijn evenementen en de bijbehorende rollen. Maar wat is het nou en hoe zorg je ervoor dat jouw evenement nu op de goede manier in MeeDoenIsLeuker.nl komt?

Evenement

Een evenement is de eerste bouwsteen voor het opzetten van MeeDoenIsLeuker.nl. Wat zijn belangrijke kenmerken van een evenement, of redenen om voor iets een apart evenement te maken:

Het evenement heeft een naam, begin en einddatum (waarbij de einddatum gelijk maar zijn aan de begindatum voor eendaagse evenementen)
Het evenement heeft zijn eigen programma

Rol

Een rol vertaald naar "in welke rol neemt iemand deel" aan het evenement. Denk bijvoorbeeld aan leiding, hulpouder, deelnemer enzovoort.

In de rol zitten ook de meeste instellingen, zoals:

Welke persoonlijke velden moeten er gevraagd worden
Welke extra velden zijn er nodig, zoals open vragen
First come first serve of werken met een loterij
Wanneer kan er ingeschreven worden voor deze rol
en nog veel meer...

Persoonlijke inschrijving of tickets?

MeeDoenIsLeuker.nl kent 2 manieren om mensen deel te laten nemen: inschrijvingen of tickets. Welke van de twee je wilt gebruiken stel je in in de rol en bepaalt ook op welke manier de rol beschikbaar wordt.

Inschrijving

Een inschrijving is altijd persoonlijk, het draait om de persoon die daadwerkelijk op het evenement komt. Bij een inschrijving kan iemand ook maar 1 keer deelnemen binnen dezelfde rol binnen het evenement.

Voor iedere inschrijving dienen alle velden die ingesteld zijn ingevuld te worden. Een met het type inschrijving wordt beschikbaar via de inschrijflink van de organisatie.

Ticket

Bij een ticket verkoop je eigenlijk alleen maar een toegangsbewijs. Ondanks dat je nog steeds gegevens vraagt, zijn deze over het algemeen alleen maar om de bestelling goed af te kunnen handelen.

Bij tickets worden alle velden uit de verschillende tickets gecombineerd worden deze per bestelling maar 1 keer ingevuld. Een met het type ticket wordt beschikbaar via de shoplink van de organisatie.

Evenementen structureren

Het is mogelijk om één laag aan sub-evenementen te maken. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als leiding een generieke aanmelding is en bij andere activiteiten ingedeeld kan worden, of er overlappende delen projecten zijn.

Een kleinigheidje verder is dat een factuur gegenereerd wordt per overkoepelend evenement. Het kan dus handig zijn deze samen te pakken om de boekhouder het leven iets makkelijker te maken.

Voorbeeld inschrijvingen

Een KVW heeft 1 overkoepelen evenement (KVW Zomer) en daaronder 2 evenementen waarin deelnemers komen (KVW Mini en KVW Groot).

KVW Zomer 2025
- KVW Mini 2025
- KVW Groot 2025

Voorbeeld tickets

De theatervereniging heeft 1 overkoepelend evenement (2025) en daaronder evenementen voor alle verschillende shows.

2025
- Show 1
- Show 2
- Show 3
- ...

Rollen structureren

Zoals hierboven al aangegeven bevat een rol veel instellingen. Het is dan ook aan te raden een rol te maken op het moment dat er andere instellingen nodig zijn voor de inschrijving of het ticket.

Stel je wilt groepen maken, dan kunnen inschrijvingen in rollen uit overkoepelende evenementen wel ingedeeld worden in onderliggende evenementen, maar niet andersom.

Voorbeeld inschrijvingen

Deze KVW heeft alle vrijwilliger rollen in het overkoepelende evenement. Dit omdat er zo activiteiten ingepland kunnen worden op de zaterdag t/m maandag, als dat deze mensen ook ingedeeld kunnen worden in de groepen in KVW Mini en KVW Groot.

KVW Zomer 2025 (zaterdag t/m vrijdag)
- Leiding (minimaal 16 jaar, gratis)
- Aspirant leiding (te oud om deel te nemen maar <16 jaar, gratis)
- Helpende hand (>18 jaar en wil helpen bij randzaken, gratis)
- Hulpouder (indien er een deelnemer in de bestelling zit is één inschrijving in deze rol verplicht in de bestelling, met een beschikbaarheid van 1 dag, gratis)
- KVW Mini 2025 (dinsdag t/m vrijdag)
  - Deelnemer (volgend schooljaar groep 2 t/m groep 5, €25)
- KVW Groot 2025 (dinsdag t/m vrijdag)
  - Deelnemer (volgend schooljaar groep 6 t/m brugklas, €25)

Voorbeeld tickets

Rollen bij tickets zijn vaak toegangsbewijzen. Een rede om verschillende zijn bijvoorbeeld early-bird tickets of groepstickets.

2025
- Show 1
  - Early-bird toegangsbewijs (beschikbaar tot beperkte datum, €12,50)
  - Toegangsbewijs (beschikbaar tot een dag voor de voorstelling, €15)
  - Aan de deur toegangsbewijs (beschikbaar op de dag van de voorstelling, €17,50)
- Show 2
  - Early-bird toegangsbewijs (beschikbaar tot beperkte datum, €12,50)
  - Toegangsbewijs (beschikbaar tot een dag voor de voorstelling, €15)
  - Aan de deur toegangsbewijs (beschikbaar op de dag van de voorstelling, €17,50)
- Show 3
  - Early-bird toegangsbewijs (beschikbaar tot beperkte datum, €12,50)
  - Toegangsbewijs (beschikbaar tot een dag voor de voorstelling, €15)
  - Aan de deur toegangsbewijs (beschikbaar op de dag van de voorstelling, €17,50)
- ...

Nog steeds onduidelijk?

De eerste keer of toch nog een beetje lastig? Geen probleem, stuur ons een mailtje op onboarding@meedoenisleuker.nl en we staan voor je klaar!